Conditions générales de vente

Ces conditions générales de vente (CGV) encadrent l’abonnement à l’assistante vocale Noval, entre professionnels uniquement.

Le prestataire : Tangui Morvan, entrepreneur individuel exerçant sous l’enseigne AGENCE NOVAL (« Noval »), 16 rue des Écoles, 91530 Sermaise. SIREN 105 708 515. Contact : contact@novalagence.fr.

Le client : l’institut de beauté, ou tout professionnel, qui souscrit le service pour son activité. Ces CGV ne s’appliquent pas aux consommateurs.

Définitions :

• Assistante : l’assistante vocale configurée pour le client (par défaut « Sophie », ou le prénom choisi par le client).
• Ligne de l’assistante : le numéro de téléphone attribué par Noval, vers lequel le client renvoie ses appels.
• Fiche : les informations de l’institut transmises par le client (soins, prix, horaires, consignes, accès), que l’assistante utilise pour répondre.
• Récapitulatif : le message envoyé au client après un appel, avec la demande notée par l’assistante.
• Minutes : la durée des communications prises par l’assistante, décomptée à la seconde et additionnée sur le mois.

L’assistante répond aux appels renvoyés vers sa ligne, renseigne les clientes avec la fiche et transmet leur demande au client.

Ce que fait l’assistante :

• Elle décroche au nom de l’institut et se présente comme son assistante virtuelle.
• Elle répond aux questions avec les seules informations de la fiche.
• Elle note la demande : nom, soin souhaité, moment souhaité, numéro de rappel.
• Après chaque appel où une demande est notée, un récapitulatif est envoyé au client par e-mail, et par SMS lorsque cette option est mise en place.

Ce qu’elle ne fait pas :

• Elle ne confirme, ne déplace et n’annule aucun rendez-vous : elle n’a pas accès au planning. Le client rappelle la personne et confirme lui-même.
• Elle ne donne aucun conseil médical et n’encaisse aucun paiement.
• Elle n’est pas un service d’urgence.

Mise en place : le client remplit la fiche, Noval configure l’assistante et lui attribue sa ligne, puis le client active le renvoi d’appel depuis sa ligne, avec le guide fourni par Noval. Le client garde son numéro.

Ajustements et support : les réponses de l’assistante et la fiche sont ajustées sur demande du client, sans frais. Noval répond aux demandes du client sous 24 h, jours ouvrés.

Le premier mois est gratuit, sans carte bancaire et sans engagement ; il ne devient payant que si le client l’accepte par écrit.

• Durée : 30 jours à compter de la mise en service de l’assistante.
• Contenu : le service complet, avec les 400 minutes du forfait. Aucune minute n’est facturée pendant le mois offert ; si la consommation dépasse le forfait, Noval en informe le client.
• En échange : Noval demande au client son avis sur le service.
• À la fin du mois offert : Noval demande au client, au moins 7 jours avant la fin, s’il souhaite continuer. L’abonnement payant ne démarre qu’après l’accord écrit du client (e-mail ou message). Sans accord, le service s’arrête à la fin du mois offert, sans frais.
• Si le service s’arrête : le client désactive le renvoi d’appel (le guide indique comment, en quelques secondes). Tant que le renvoi reste actif, ses appels ne sont plus pris en charge.

L’abonnement coûte 199 € par mois et comprend 400 minutes ; au-delà, chaque minute est facturée 0,30 €.

TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.

• Minutes : les 400 minutes valent pour un mois d’abonnement ; celles qui ne sont pas utilisées ne sont pas reportées. Noval prévient le client quand sa consommation approche du forfait. Le service n’est jamais coupé en cours de mois à cause d’un dépassement.
• Facturation : l’abonnement est facturé au début de chaque mois d’abonnement ; les minutes supplémentaires du mois écoulé sont facturées avec l’abonnement suivant, ou sur une facture finale.
• Paiement : par virement, dans les 15 jours suivant la date de la facture.
• Retard de paiement : toute somme non payée à l’échéance entraîne, sans relance, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article L. 441-10 du Code de commerce).
• Évolution des prix : Noval peut modifier ses prix en prévenant le client au moins 30 jours avant. Le client qui refuse peut résilier avant l’entrée en vigueur du nouveau prix, sans frais.

L’abonnement est sans engagement : il se renouvelle de mois en mois et se résilie par un simple message écrit.

• Durée : un mois, renouvelé automatiquement chaque mois tant qu’aucune des parties ne résilie.
• Résiliation par le client : par e-mail à contact@novalagence.fr ou par message écrit, sans justification. Elle prend effet à la fin du mois d’abonnement en cours ; le mois commencé reste dû, sans autre frais.
• Résiliation par Noval : avec un préavis de 30 jours ; ou sans préavis si le client utilise le service de façon illicite ou contraire à ces CGV.
• Suspension : en cas de facture impayée, Noval peut suspendre le service 8 jours après une mise en demeure restée sans effet, et le rétablit dès le paiement.
• À la fin de l’abonnement : la ligne de l’assistante est désactivée, le client désactive son renvoi d’appel, et les données sont supprimées comme le prévoit le contrat de sous-traitance.

Le client fournit des informations exactes, gère son renvoi d’appel et rappelle lui-même les personnes.

• Fiche exacte et à jour : le client vérifie la fiche avant la mise en service et prévient Noval de tout changement (prix, horaires, soins, consignes). L’assistante répond avec ce que contient la fiche.
• Renvoi d’appel : le client active et désactive lui-même le renvoi depuis sa ligne. Les frais éventuels de son opérateur pour le renvoi restent à sa charge.
• Suivi des demandes : le client lit les récapitulatifs et rappelle les personnes ; un récapitulatif peut contenir une erreur de compréhension, qu’il lui revient de vérifier lors du rappel.
• Information de ses clientes : le client, responsable des données de ses clientes, les informe qu’une assistante virtuelle peut répondre à ses appels (par exemple dans sa politique de confidentialité ou en institut).
• Usage licite : le client utilise le service pour son activité, sans le détourner (démarchage, appels automatisés, contenus illicites).

Noval s’engage à faire de son mieux pour que le service fonctionne (obligation de moyens), et sa responsabilité est plafonnée au prix d’un mois d’abonnement.

• Prestataires techniques : le service repose sur des prestataires (voix et assistante, téléphonie, envoi des e-mails, hébergement) et sur l’opérateur du client. Noval ne garantit pas une disponibilité permanente ; elle prévient le client dès qu’elle a connaissance d’une interruption et la rétablit au plus vite.
• Limites de l’assistante : une assistante vocale peut mal comprendre une personne ou une demande. Noval n’est pas responsable d’une demande mal notée, d’un rendez-vous manqué ou d’une information inexacte venant de la fiche.
• Dommages exclus : Noval ne répond pas des dommages indirects, notamment une perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou d’image.
• Plafond : en tout état de cause, la responsabilité de Noval est limitée au montant payé par le client pour le mois au cours duquel le dommage est survenu. Pendant le mois offert, le service est fourni gratuitement, en l’état.
• Force majeure : aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

Pour les appels des clientes, Noval agit pour le compte du client ; le contrat de sous-traitance, en annexe, fait partie de ces CGV.

• Données personnelles : le client est responsable des données de ses clientes ; Noval est son sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD. Le contrat de sous-traitance précise les données traitées, leur durée de conservation, les prestataires et la sécurité. La voix des clientes n’est jamais enregistrée.
• Données du client : les coordonnées du client et de la gérante servent à gérer l’abonnement, comme le décrit la politique de confidentialité de www.novalagence.fr.
• Confidentialité : chaque partie garde confidentielles les informations de l’autre (fiche, tarifs, demandes des clientes, conditions commerciales).
• Propriété : Noval reste propriétaire de l’assistante, de sa configuration et de ses outils. Le client reste propriétaire de sa fiche et de ses données, et autorise Noval à les utiliser pour rendre le service.
• Référence : Noval ne cite le nom du client ou son avis comme référence qu’avec son accord.

Le client accepte ces CGV par écrit avant la mise en service ; elles relèvent du droit français.

• Acceptation : en cochant la case prévue dans la fiche, ou en répondant « j’accepte les CGV » par e-mail. La version acceptée est celle en vigueur à cette date.
• Modifications : Noval informe le client de toute modification au moins 30 jours avant son entrée en vigueur ; le client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date.
• Litiges : les parties cherchent d’abord une solution amiable. À défaut, le litige relève des tribunaux compétents du ressort de la cour d’appel de Paris.